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Guida alle Presentazioni

Indice:

1.  Ricerca del proprio Soggetto

Di cosa parla la Presentazione?

Quando viene fatta richiesta per presentare un nuovo soggetto, probabilmente si ha una certa esperienza in quel campo. Ciònonostante non significa che esista già un'idea su cosa proporre al pubblico. Che cosa le persone vorrebbero sentire? Di cosa si vorrebbe discutere? Che cosa è abbastanza importante da dover essere menzionato a chi ascolta?

Conoscere il proprio pubblico è l'elemento chiave di una buona presentazione. Una presentazione preparata per un pubblico di sviluppatori non avrà lo stesso effetto su un pubblico di utenti normali.

Gli sviluppatori sono interessati alle tecnologie usate, gli standard che il progetto proposto comprende (interoperabilità), le decisione fatte a fronte di scelte tra due differenti opzioni.

Gli utenti tuttavia vogliono sapere cosa il progetto può fare per loro: Quali sono i benefici? Come viene gestita la migrazione? Cosa devono abbandonare quando procedono con l'approccio proposto?

Raccogliere le Risorse Necessarie

Ricerca significa anche ricerca nel materiale bibliografico. Cercare informazioni su Internet in merito al soggetto della propria presentazione. Accertarsi di avere compreso i dettagli del proprio soggetto ed essere capaci di anticipare eventuali FAQ (frequently asked questions, domande poste frequentemente).

Prendersi nota delle risorse utilizzate ; se ne avrà bisogno in seguito per informare il pubblico su dove si possono trovare maggiori informazioni.

Chiedere opinioni alla Comunità

Non bisogna trascurare l'opinione della comunità. Quando, dopo la propria presentazione, si chiederà di porre eventuali domande, è probabile che si riceveranno le stesse richieste incontrate su forum pubblici o gruppi di discussione. Risulta utile anticipare questi quesiti.

2.  Conoscere la propria Programmazione Temporale

A cosa sono Assegnati i propri Archi di Tempo?

Quando si progetta la propria presentazione, tenere in considerazione l'ammontare dei lassi temporali. Calcolare dai 3 a 5 minuti per le domande e due minuti per scorrere la presentazione. Inoltre, assicurarsi di non avere più di una slide (diapositiva) ogni due minuti.

Provare e ripetere a sufficienza la propria presentazione. Non verrà concesso tempo aggiuntivo da chi presiede, e incappare in una presentazione che si interrompe nel mezzo di una importante slide è semplicemente fastidioso.

Non dimenticare chi Presiede

Chiedere se è possibile testare il materiale (proiettore, microfono, ...) in anticipo (per esempio il giorno precedente) così che si possano prevenire possibili incompatibilità hardware. Niente è più seccante del volere iniziare la propria presentazione solo per scoprire che il proiettore è fuori frequenza quando viene attaccato al proprio laptop.

Contattare poi chi presiede un'ora prima per mostrargli che si è nelle vicinanze e disponibili.

Chiedere anche se (e come) si può avere una soluzione di backup pronta nel caso in cui Mr. Murphy (NdT: Mr Murphy delle leggi di Murphy) ci metta lo zampino. Esportare la propria presentazione su qualche formato comune e preparare diversi backup nella propria tasca.

3.  Strutturare i propri Contenuti

Essere ridondanti

Iniziare la propria presentazione con una spiegazione su cosa si andrà a discutere. Quindi parlare di quanto introdotto e finire con una breve sommario riguardo a ciò di cui si è discusso. Questo è estremamente importante: focalizza il pubblico. In nessun momento durante la presentazione chi ascolta dovrebbe avere la sensazione che è stato detto qualcosa di cui non si darà spiegazione in seguito.

Organizzare le proprie Slide

Pianificare una struttura slide per slide prima di sedersi davanti al proprio PC. Raccogliere insieme le informazioni e usare una normale tecnica a sommario (come una mappa mentale, sorta di rappresentazione grafica della conoscenza) per afferrare l'essenza della presentazione.

Usarla, non Leggerla

Una presentazione deve essere usata per venire guidati attraverso le informazioni che si vogliono far arrivare a chi ascolta. Non deve essere letta come un libro. Se la presentazione contiene tutto ciò che si vuole sapere, non ci sarà più il bisogno di chi la espone.

4.  Rendere la propria Presentazione Leggibile

Stare Attenti con i Caratteri

Usare i caratteri della famiglia sans-serif (come Arial o Helvetica) e una dimensione per essi di 24 - 26 punti. Mantenere i titoli corti ed evitare paragrafi nelle slide.

Stare Attenti con i Colori

Usare una colorazione coerente attraverso tutta la presentazione. Utilizzare i colori solo quando significano qualcosa (per esempio blue -> perdita, verde -> positivo). Non usare più di 4 colori in una singola slide.

La Gioia del Sei

  • Usare i bullet point (ovvero indicatori per elementi nelle liste)
  • Iniziare ogni punto con una lettera maiuscola
  • Limitare la propria slide ad un massimo di 6 bullet point
  • Limitare ad un massimo di 6 parole per bullet point
  • Non usare una SCRITTURA MAIUSCOLA
  • Ridurre l'annidamento ad un massimo di due livelli

Mantenere la Semplicità

Quando vengono usate immagini, limitare il conto fra una e tre immagini per slide. È anche preferibile usare un certo numero di semplici immagini piuttosto che un'immagine complessa.

Usare un Layout (Struttura) Intelligente

Numerare le proprie slide.

Usare solo i due terzi della slide per i contenuti reali. In molti ambienti il terzo inferiore dello schermo non è completamente visibile all'intero pubblico.

Essere Delicati con gli Effetti

Non lasciare che gli effetti speciali distraggano l'attenzione dalla presentazione stessa. Usare un solo effetto di transizione per l'intera presentazione.

5.  Corregere, Controllare l'Ortografia e Confermare

Usare un Correttore Ortografico

Interessante o meno, una presentazione con difetti tipografici o errori grammaticali è un intoppo allo spettacolo. Usare un controllore ortografico (o più d'uno) mentre si scrivono le proprie slide.

Usare un Revisore alla Pari

Trovare persone che leggano le slide o ripetere la propria presentazione con loro.

Stampare la propria Presentazione

Assicurarsi che la propria presentazione sia facilmente stampabile.

6.  Esporre la propria Presentazione

Discussione

Parlare lentamente e chiaramente. Usare frasi brevi.

Esposizione

  • Mantenere una posizione retta e la faccia verso il pubblico
  • Usare gesti, ma non in maniera eccessiva
  • Rendere positivi i contatti visivi; mantenere il contatto visivo per fra i 3 e i 5 secondi per persona
  • Usare un puntatore laser; persone destrorse dovrebbe mantenere le slide alla propria destra

Risposte

Ripetere le domande poste e pensare prima di rispondere. Quando lo si fa, rispondere al pubblico e non solo alla persona che ha fatto la domanda.



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Aggiornato il 15 febbraio 2004

Oggetto: Per chi vuole imparare a scrivere e strutturare presentazioni con Gentoo.

Sven Vermeulen
Autore

Michele Caini
Traduzione

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